Koudwatervrees en zwemmen in erfgoeddata

Laatst hoorde ik de term ‘koudwatervrees’ gebruikt worden in een gesprek over het digitaliseren van erfgoedinformatie. Ik ben er toen verder niet op ingegaan maar het heeft me wel aan het denken gezet. Ik ben gepokt en gemazeld in IT-systemen, dataconversies en internetapplicaties en met die achtergrond zie ik alleen maar kansen en positieve uitdagingen voor de erfgoedsector.

Daarbij heb ik de overtuiging dat digitale erfgoedinformatie, zeker waar het gaat om lokaal geproduceerde erfgoedinformatie in een achterstandspositie verkeert. Ik heb daar een (niet wetenschappelijk  onderbouwde) verklaring voor waarin Wikipedia en sociale media een belangrijke rol spelen. Misschien ga ik daar in een volgende blog nog wel eens dieper op in. Nu verder over koudwatervrees.

Deze wordt volgens mij veroorzaakt door een paar omstandigheden in de lokale erfgoedsector. Ik schrijf met opzet “lokale erfgoedsector” omdat ik het heb over dorpen en steden en de kennis van de omgeving en lokale historie die juist daar te vinden is. In modieuze termen heb je het dan soms over “Oral history” of “Storytelling”. Deze termen vinden een oorsprong in het Verdrag van Faro. Die stamt notabene uit 2005. Volgend jaar twintig jaar geleden dus.

Als je het hebt over de lokale erfgoedsector heb je het over de honderden streekmusea, oudheidkamers, historische commissies en heemkundeverenigingen en dergelijke die Nederland rijk is. Deze clubs doen uitermate belangrijk werk en ik ken een groeiend aantal van dichtbij. Ze hebben te maken met een relatief hoge gemiddelde leeftijd van de vrijwilligers, beperkte budgetten, afhankelijkheid van donaties en subsidies en een relatief grote afstand tot informatietechnologie en digitalisering. Als je het zo bekijkt krijgt de term koudwatervrees ineens betekenis.

Ik wil ze een hart onder de riem steken. Mijn motto is “gewoon doen, je kunt niets fout doen, het kost bijna niets en geeft meer dan voldoening alleen”.

Begin bijvoorbeeld gewoon met het scannen van foto’s. Marktplaats staat vol met geschikte tweedehands scanners. Heb je dozen staan met foto’s en oude ansichtkaarten of kasten vol dossiermappen koop dan liever geen “flatbed” maar een zogenaamde “documentscanner”. Dat is een soort van ‘omgekeerde laserprinter’. Daarmee kun je in een uur een hele doos digitaliseren. (Ik heb ook wel een tweedehandsje staan voor een paar tientjes, bel gerust).

Heb je stapels grotere documenten of manuscripten kom dan gezellig een middagje scannen in Joure. We kunnen hier tot A0 scannen en leggen graag uit hoe het apparaat werkt. Neem iets mee voor bij de koffie, dan praten we verder nergens over.

Zorgen over opslagruimte? Voor nog geen honderd euro heb je een externe harde schijf van een paar terabyte. Tijdelijk koop je bij Western Digital voor iets meer dan € 200 een Externe harde schijf van 16 Terabyte. Die krijg je van je levensdagen niet vol met scans. Je kunt voor een prikkie ‘zwemmen in erfgoeddata’. Als je een backup wilt koop je er twee en kopieer je de ene naar de andere, gewoon automatisch terwijl je slaapt.

Het enige dat je daarna nog zou moeten doen is een lijst maken waarin je de gescande documenten of foto’s beschrijft. Je maakt dan de zo geroemde “metadata” waar iedere IT-er blij van wordt. Het maken van een dergelijke lijst mag in ieder formaat in iedere digitale applicatie. Zelf zou ik het doen in Excel maar als je het liever ergens anders in doet is dat ook prima weet ik uit ervaring.

Als je het zo bekijkt kun je in een paar “zaterdagen” al heel veel werk verzetten. Zeker als je bent met een paar enthousiaste vrijwilligers in een historische commissie of heemkundevereniging.

Na verloop van tijd heb je zoveel digitaal materiaal dat je je vanzelf gaat afvragen hoe je anderen hiervan mee kunt laten genieten. Je kunt dan twee kanten op, je zet het op de Sociale media of je verdiept je in de beschikbare collectiebeheersystemen. Meer (serieuze) smaken zijn er niet. Ieder collectiebeheersysteem beschikt over een technische afdeling die de gemaakte lijst in een handomdraai importeert samen met alle digitale bestanden. Persoonlijk lust ik er wel pap van. In een eerdere blog over De waarde van Dataconversie vertel ik hier meer over.

Bij nader inzien, Sociale media zie ik eigenlijk ook niet meer als serieuze oplossing. Ze hebben de lokale erfgoedsector sinds het verdrag van Faro in 2005 geen stap vooruit geholpen tenslotte.

Tekst: Bauke Folkertsma